金蝶K3财务软件应用实务大全：账套文件格式含义与备份恢复操作详解

很多刚刚开始使用金蝶软件的财务人员, 在更换电脑设备的时候, 面对AIS、MDF、BAK这一大堆的文件, 完全不知道这些文件到底是什么意思, 分不清它们的作用。

一旦账套数据丢失, 就会导致几万条凭证记录消失不见。今天我们将会把K3和KIS这两款软件相关的完整后缀名及其含义, 一次性进行彻底清晰的讲解。

AIS主账套文件

每个人都在每天都登录金蝶平台去做账务处理、去查询会计凭证, 并且去生成财务报表。这些操作的核心所在呢就是那个 AIS 格式的主账套文件。这个主数据可不是用来做备份用的。它是在实时地进行读取和写入操作的。那些凭证信息、账簿内容还有生成的报表全部是存储到这个里面的。

在2024年, 有一家的位于广州的商贸公司。这家公司的财务人员, 是在软件还没有关闭的那个状态之下。他们就直接去拷贝那个AIS文件。因为这个操作, 结果导致了账套出现了损坏的情况。这个恢复的过程耗时足足有三天之久。这样一来, 当他们处理当月结账的工作时, 差点就造成了延误。

备份文件AIB和AIR

.AIB这个文件格式, 它其实是KIS十版本还有比十版本更早的那些旧版本里用的手动备份文件。至于那种带有.AIR后缀的文件, 它是从十版本之后的新版本开始才出现的一种新的备份文件格式。

这两种不同的文件啊, 它们的文件名里面都自己带上了进行备份的具体日期和时间信息, 具体有年、月、日还有一个时间戳。所以，通过看文件名就能非常直白地分清楚和区分出来, 这具体是哪一个节点所保存下来的存档记录。

需要注意的是, AIB和AIR这两个文件不能通过双击的方式打开, 因为它们属于压缩的账套备份数据包。在需要进行恢复操作时，请启动金蝶管理软件, 找到并点击【文件】菜单, 接着选择下拉列表中的【账套维护】选项, 然后进入【财务恢复】界面。

在该界面中, 定位并选中前面所提及的对应备份文件, 再根据实际存储需求指定数据保存的目标路径。完成上述设置后, 系统就会在执行过程中自动把该备份包进行处理并还原成可以直接使用的标准数据账套。

年结账套的调取

每年到了12月份完成年结之后, 系统会去自动创建一个全新的、独立的年结账套。这个操作是把上一整个年度的所有会计凭证还有各种财务报表, 全部都原封不动地封存到里面去。设置这样一个账套的目的是专门给以后的年度跨过来之后查询旧账用, 也是为了核对那些过去时期的数据使用。

调取的方法是没有什么难度的, 步骤可以说是非常简单。你需要打开金蝶这个软件。然后在上面找那个是叫作【文件】的菜单选项。点击之后你会看到一个叫做【打开年结账套】的选项出来。

点选它。接下来的一个操作就是把那个文件的类型修改成是包含所有类型的"全部文件"。这样做了以后呢, 你就会发现以往的那些年结数据是可以被正常地找到。然后你也就能够打开它们了。

商贸版K3的MDF与LDF

K3、商贸版以及专业版这三个软件, 全部都是以SQL database这种数据库为基础来运行的方式, 这一点是和那个迷你版存在完全不一样的地方, 因为迷你版采用的是那种独立的文件形式, 也就是说这一种情况完全不同了然后来说的话就是关于账套的部分了, 一套具体的账套它是由两部分组成的, 这两部分分别是MDF这种类型的数据主文件和LDF这种类型的日志文件, 而且这两个文件总是成对出现的, 存在的这个位置是在系统数据库目录里面的。

这两个文件无法被直接地进行复制操作, 并且也不能直接被使用到当前环境中。当遇到电脑硬件发生损坏或者是需要对系统进行重新安装的紧急状况时, 必须首先停止数据库服务的运行, 然后再执行拷贝文件的动作。

接下来需要在新更换的电脑上安装好对应版本的软件程序, 随后通过界面中的【附加数据库】功能来导入之前保存的数据内容。在完成上述步骤之后, 还需要重新注册账套信息才能正常使用。

BAK与DBB手动备份

当你去商贸版本或者是K3系统里, 亲手执行一下那个备份动作的时候, 电脑就会自动跑出两个文件来, 一个叫BAK, 另一个叫DBB, 这两个就是最需要人动手做的关键备份方式, 它们把那些用来做账的所有数据, 全都打包成了一个完整的画面存了起来。

需要恢复的时候。请先登录系统管理界面。然后点【恢复备份】这个按钮。接着选中这一组文件。再按指引操作就行。这样做可以适配重装系统的场景。这样做也可以适配更换服务器的场景。这样做同样可以适配迁移办公电脑的场景。这些都是很高频发生的情况。

ADF自动备份机制

大家得考虑到, 要是靠人工去搞备份工作, 那是很容易会忘掉, 也是极有可能出现遗漏情况的。不过, 现在的K3以及商贸版, 都是支持让系统去设置那些定时的、自动的备份功能的。

等啊等, 到了大家事先设定好的那个时间点上, 系统它自己就会去完成把数据进行存档的那个动作了, 最后呢, 生成了一个那种采用ADF格式的压缩文件给你。

在恢复的时候, 先把ADF进行解压处理。这时候里面就会显示出BAK这样的标准备份文件还有DBB这一种标准备份文件。然后就按照常规的那些操作流程去执行操作就可以了。对于那种人员流动非常大的企业还有事务非常繁杂的企业来说, 是强烈建议开启这项功能的哦。

你公司的金蝶账套备份现在到底是选择手动操作还是采用了自动流程? 有没有发生过因为更换电脑或者遭遇系统故障而导致数据丢失的情况? 欢迎大家在评论区分享自己的经历和看法。如果你觉得这个内容比较有用, 不要忘记点赞, 并且转发给公司的财务同事看一看。